公司备用金如何申请

公司备用金如何申请

为了加强公司对有关部门部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

备用金(国际上也称暂定金额)是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。预支备作差旅费、零星采购等用的备作金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。

申请备用金人员主要包括部门主管、项目组负责人、部门经理。不具备以上职位的成员不能申领备用金。

1 、采购员零星采购备用金；

2 、个人因公出差零星开支备用；

3 、经常性的零星开支备用金；

4 、项目兼任财务人员备用金；

5 、其他备用金。

公司核算项目或部门为办理日常零星开支和低值物资采购，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过一个月零星支付所需现金。各项目、部门应根据自身的业务量、规模大小，在备用金的使用范围内，按照不超过一个月零星支付所需现金量提出备用金使用额度申请，公司依据其业务实际情况审定备用金额度。

1 、采购员借用的零星采购用款， 单次不得超过 5000 元，超过 5000 元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过 10000 元的采购，必须按照财务部制度规定，走合同审批程序采购。

2 、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

3 、 各工程项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周 1 万— 5 万。特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批 。

4 、 其他借款，根据实际情况核定金额。

1、根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，借支时需填写“备用金申请单”，借支额度根据实际情况经部门负责人签字确定，部门负责人为备用金借款的第一责任人，再由总经理签批，财务经理签字后，由出纳付款。

借款人员完成业务后应在十个工作日内将取得发票填写报销单到财务部冲账，如遇特殊情况不能按时冲账，可书面申请，经总经理签字同意后方可延期，但最长不可超一个月。对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知，直到完全冲销，在此之前不允许再借支备用金。

所有备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

1、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

2、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记台账，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

1、支取备用金时

借：其他应收款-备用金

贷：现金/银行存款

2、取得发票冲账时：

2.1发票金额大于备用金金额

借：管理费用/销售费用/制造费用

贷：其他应收款-备用金

现金/银行存款---------------------差额

2.2发票金额小于备用金金额，退回多余备用金

借：管理费用/销售费用/制造费用

现金/银行存款---------------------差额

贷：其他应收款-备用金